Verhaltenskodex der

NOMOTEC

Automation GmbH

Vorwort

Bei NOMOTEC Automation streben wir beispielhafte Qualität in den Produkten und Prozessen, aber auch in unserem Verhalten an.

Das Verhalten jedes Mitarbeiters von NOMOTEC hat wesentlichen Einfluss auf die Reputation unseres Unternehmens. Als Geschäftsführung haben wir uns deshalb entschlossen, in diesem Verhaltenskodex die Grundregeln zusammenzufassen, deren Beachtung wir von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Bezug auf ethisch einwandfreies Verhalten im Geschäftsverkehr erwarten.

Wir pflegen einen respektvollen Umgang miteinander

Alle Mitarbeiter von NOMOTEC verpflichten sich zu einem respektvollem Umgang untereinander und auch gegenüber unseren Kunden und Lieferpartnern. Wir verhalten uns gegenüber jedem Menschen unabhängig von Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht und sexueller Orientierung respektvoll.

Wir akzeptieren sachliche Kritik und Beschwerden unserer Mitarbeiter*innen und Kollegen*innen. Jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter steht unser internes Beschwerdemanagement zur Verfügung, welches gewährleistet, dass Beschwerden und Anregungen vertraulich behandelt werden. Auch für unsere Geschäftspartner steht unter compliance@nomotec.at ein solches Werkzeug zur Verfügung.

Wir lehnen Diskriminierung ab

Unser Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Kollegen/innen, Kunden, Partnern und Behörden ist frei von jeglicher Diskriminierung. Das bezieht sich auf alle Arten von Diskriminierung (Religion, Hautfarbe, Herkunft, politische und sexuelle Orientierung, etc.). Wir verhalten uns unseren Gesprächspartnern/innen gegenüber immer korrekt.

Wir verhalten uns gesetzestreu

Die Gesetze der Länder, in denen wir tätig sind, halten wir ein. Dies entspricht unseren grundliegenden Werten und gilt unabhängig von angedrohten Strafen.

Rechtswidriges Handeln ist nicht im Interesse unseres Unternehmens, weil es unethisch ist, zu gravierenden Reputationsverlusten führt und Strafverfolgung, Schadenersatz und Auftragsverlust nach sich ziehen kann.

Wir halten uns an die gültigen, einschlägigen Arbeitsgesetze, welche auch dem Schutz unserer Mitarbeiter dienen.

Wir berücksichtigen bei unseren geschäftlichen Tätigkeiten die bestehenden Gesetze und Einschränkungen (Ausfuhrverbote, UN-Sanktionen gegenüber Drittstaaten, etc.). Mitarbeiter, die rechtswidrig handeln, müssen sich bewusst sein, dass sie selbst von Strafverfolgung bedroht sind. Gesetzestreues Verhalten dient deshalb dem eigenen Schutz des Mitarbeiters.

Wir lehnen Bestechung und Korruption ab

Bestechung ist unethisch, gesetzwidrig und mit hohem Risiko für unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen verbunden. Bestechung ist deshalb nicht im Interesse von NOMOTEC und in jedem Fall zu unterlassen.

Wir bieten unseren Geschäftspartnern keine unzulässigen Vorteile an und nehmen solche auch nicht in Anspruch. Bei der Annahme und Vergabe von Geschenken und sonstigen Zuwendungen (etwa auch Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen) sind wir zurückhaltend. Keinesfalls dürfen diese so gestaltet sein, dass ihre Annahme vom Empfänger verheimlicht werden muss, oder ihn in eine mehr als nur unerhebliche moralische Verpflichtung bringt. Äußerst restriktiv ist im Zusammenhang mit Amtsträgern vorzugehen; hier sind die gesetzlichen Vorschriften weltweit sehr streng.

Provisionen und Vergütungen, die Händler, Vermittler oder Berater erhalten sollen, dürfen nur für zulässige und tatsächlich erbrachte Leistungen bezahlt werden und müssen in einem angemessenen Verhältnis zu diesen Leistungen stehen.

Wir setzen auf fairen Wettbewerb

Wir stimmen uns nicht mit Konkurrenten über unser Wettbewerbsverhalten ab und halten uns an die Gesetze zum Schutz des Wettbewerbs. Verboten sind insbesondere die Absprachen von Preisen und Konditionen, die Aufteilung von Märkten und Regionen, die Zuteilung von Kunden und die Abstimmung von Angebots-, Entwicklungs- oder Produktionsstrategien. Unzulässig sind insoweit nicht nur ausdrückliche Absprachen, sondern auch abgestimmte Verhaltensweisen.

Bereits der Informationsaustausch mit Konkurrenten (welcher Grundlage einer solchen abgestimmten Verhaltensweise sein kann, also insbesondere zu Preisen, Kosten, Margen, Konditionen, Kunden, Angeboten, Produktentwicklung, Fertigungskapazitäten), ist unzulässig.

Verstöße gegen diese Verbote werden durch die Kartellbehörden konsequent verfolgt und können zu Existenz gefährdenden Sanktionen für das Unternehmen führen.

Wir behandeln Interessenskonflikte offen und entsprechend den geltenden Gesetzen

Wir verhalten uns bezüglich möglicher Interessenskonflikte unserer Mitarbeiter als auch gegenüber unseren Partnern fair und offen sowie unsere ordentlichen Geschäftsgebaren und Gepflogenheiten darauf ausgerichtet sind, solche Konflikte erst gar nicht entstehen zu lassen.

Wir müssen mögliche, tatsächliche oder auch nur scheinbare Interessenkonflikte in unserer geschäftlichen Tätigkeit vermeiden. Zu diesem Zweck müssen wir auch die Beziehungen zwischen unseren privaten Interessen und unseren geschäftlichen Verpflichtungen regelmäßig prüfen. Z.Bsp. nahestehende Personen in der Personalführung (Personaleinstellung, Personaleinteilung), Einkauf / Vertrieb (Annahme von Geschenken) o.ä. In Fällen, in denen wir Interessenkonflikte nicht vermeiden können, müssen wir diese offenlegen und wie unten beschrieben mit ihnen umgehen.

Auch kann es trotz allem in der heutigen globalisierten Wirtschaftswelt zu Interessenskonflikten zwischen Geschäftspartnern und Kunden kommen. Daher haben wir unsere Mitarbeiter darin geschult, solche Konflikte zu erkennen und unverzüglich und verpflichtend die entsprechende Stelle davon zu unterrichten. Diese wird umgehend mit den betroffenen Parteien in Kontakt treten, um diese Interessenskonflikte aus der Welt zu schaffen.

Wir (Mitarbeiter und Vorgesetzte) müssen zusammenarbeiten, um den Interessenkonflikt mit angemessenen Maßnahmen zu handhaben, so dass die aufgetretene Situation das Urteilsvermögen, die Verpflichtungen oder die Loyalität des betroffenen Mitarbeiters nicht beeinträchtigt. Diese Maßnahmen können unter anderem vorsehen, dass (nicht abschließend):

• die Einbindung des betroffenen Mitarbeiters in die Geschäftsaktivitäten, die den Interessenkonflikt begründen, beschränkt wird;

• die Überwachung der Aktivitäten des Mitarbeiters in der betroffenen Angelegenheit verstärkt oder situationsspezifisch ein Vier-Augen-Prinzip eingeführt wird;
  
• die Verbindung (finanzieller oder anderer Art) des Mitarbeiters oder seiner nahestehenden Person zu der Gesellschaft, die in Geschäftsbeziehung oder Wettbewerb zum Geschäftspartner steht, aufgelöst wird, oder
  
• als letztes Mittel, das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters im Unternehmen vorübergehend ausgesetzt oder beendet wird.
  
  

Soweit erforderlich oder angemessen, muss der Vorgesetzte die Personalabteilung, die Geschäftsführung und/oder die Compliance Organisation um Rat ersuchen. Alle involvierten Personen und Abteilungen müssen die Informationen zum Interessenkonflikt vertraulich behandeln und dürfen sie nur weitergeben, soweit dies erforderlich ist.

Wir vermeiden Gefahren für Mensch und Umwelt

An die Qualität und Sicherheit unserer Produkte und Leistungen stellen wir höchste Ansprüche. Wir beobachten die Leistungsfähigkeit unserer Produkte am Markt und helfen dem Kunden bei der Vermeidung von Gefahren.

Wir sorgen für ein sicheres Arbeitsumfeld. Sicherheitsvorschriften sind strikt einzuhalten und ständig auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen. Missstände sind unverzüglich aufzuzeigen und zu beseitigen.

Wir gehen sparsam mit natürlichen Ressourcen um und streben das auch für unsere Produkte an.

Schädliche Einwirkungen auf die Umwelt vermeiden wir. Die Einhaltung der Gesetze zum Schutz der Umwelt ist für uns selbstverständlich. Der Umgang mit chemischen Stoffen oder Prozessen erfolgt unter strikter Einhaltung der gültigen Gesetze, Normen und Vorschriften.

Wir handeln nach unserem Umwelt-Leitbild

Für alle unsere Produkte und Lösungen streben wir danach, Umweltauswirkungen entlang des gesamten Lebenszyklus – sowohl von der Rohstoffgewinnung bis zum Lebensende als auch der Umgang und die Vermeidung mit Abfallstoffen – zu minimieren, um Ökosysteme intakt zu halten und einen positiven Impact für die Gesellschaft zu schaffen. Compliance mit Umweltregulierungen, Standards und freiwillige Selbstverpflichtungen sind eine Grundvoraussetzung für unser Handeln.

Fokus legen wir auf folgende Handlungsfelder:

Klimawandel:

Wir bekennen uns zum 2°-Ziel des Pariser Klimaschutzabkommens. Bis 2050 beabsichtigen wir ein CO2 neutrales Unternehmen zu werden. Wir tragen entlang des gesamten Lebenszyklus aktiv zum Umstieg auf regenerative Energien bei.

Luftqualität / Schadstoffausstoß:

Wir treiben die Elektromobilität in unserem Fuhrpark voran, um die lokale Luftqualität zu verbessern. Bis 2030 wird der Anteil von batterieelektrischen Fahrzeugen am Fuhrpark der Firma NOMOTEC zwischen 20 und 25 % betragen. Bis 2035 soll der E-Anteil in unserer Fuhrparkflotte auf mindestens 40 % steigen.

Ressourcen:

Wir maximieren unsere Ressourceneffizienz.
Kreislaufwirtschaftsansätze in den Bereichen Werkstoffe, Energie und Wasser.

Umwelt Compliance:

Wir wollen in puncto Umwelt zum Vorbild für ein modernes, transparentes und erfolgreiches Unternehmen werden, indem wir effektive Managementsysteme installieren und kontrollieren, die die Umweltauswirkungen unserer Produkte über alle Lebenszyklusphasen hinweg abdecken.

Wir schützen das geistige und materielle Eigentum von NOMOTEC und unserer Geschäftspartner

Betriebsmittel behandeln wir sorgfältig und ihrem Zweck entsprechend. Wir benutzen Betriebsmittel – einschließlich PCs, Laptops, Festnetz- und Mobiltelefone – nicht für private Zwecke, es sei denn, dies ist ausdrücklich gestattet.

Mit dem Vermögen von NOMOTEC gehen wir verantwortungsvoll um. Unnötige Kosten sind zu vermeiden. Wir treffen geschäftliche Entscheidungen auf der Grundlage kaufmännisch nachvollziehbarer Analysen von Chancen und Risiken. Dabei achten wir auch auf die Integrität unserer Geschäftspartner.

Als Technologieunternehmen mit einem hohen Aufwand in Forschung und Entwicklung ist NOMOTEC besonders auf den Schutz seiner Erfindungen und seines Know-hows angewiesen. Wir gehen deshalb mit Geschäftsgeheimnissen besonders sorgfältig um. Es ist sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht an unbefugte Dritte gelangen.

Das gilt auch für vertrauliche Informationen, die wir von unseren Geschäftspartnern erhalten. Wenn es mit unseren Geschäftspartnern darüber hinaus gesonderte / zusätzliche Vereinbarungen gibt (Geheimhaltungsvereinbarung o.ä.), sind wir verpflichtet, diese einzuhalten. Eine Weitergabe oder Veröffentlichung von Geschäftsdaten erfolgt ausschließlich nur unter Berücksichtigung der gesetzlichen oder vertraglichen Grundlagen. Wir sind unseren Geschäftspartnern verpflichtet, diese über unlautere oder ungesetzliche Vorgänge betreffend ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu informieren (Plagiate, Kopien, offensichtlicher Geheimnisverrat durch Dritte und ähnliches).

Zum Schutz von Informationen (sowohl von NOMOTEC als auch unserer Partner und Kunden) befolgen wir die Vorgaben unseres Informations-Sicherheits-Managementsystem (ISMS).

Wir gehen verantwortungsvoll mit persönlichen Daten um

Wir nutzen persönliche Daten unserer Mitarbeiter und Vertragspartner ausschließlich für die Zwecke, zu denen sie uns zur Verfügung gestellt sind, und behandeln sie vertraulich. Die zum Schutz persönlicher Daten erlassenen Gesetze sind strikt einzuhalten. Die aktuelle Datenschutzgrundverordnung ist vollumfänglich in unserem Unternehmen implementiert.

Wir halten die Gesetze bezüglich Arbeitnehmer*innen ein

Wir befolgen alle gesetzlichen Vorgaben gegenüber unseren Mitarbeitern*innen. Dies bezieht sich besonders, aber nicht ausschließlich, auf die gültigen Arbeitnehmerschutzbestimmungen, den für uns gültigen Kollektivvertrag (Metall-Gewerbe), auf altersgerechte Arbeitsplätze, strikte Vermeidung von Kinderarbeit, jeder Form von Zwangsarbeit, Vermeidung von Lohndumping und Sozialbetrug sowie Einhaltung der gesetzlich zulässigen Arbeits- und Ruhezeiten. Wir ermöglichen unseren Mitarbeiter*innen Vereinigungsfreiheit und freien und ungehinderten Zugang zu Tarifverhandlungen sowie zu Wahlen und/oder Versammlungen/Veranstaltungen Ihrer Interessensvertretungen.

Wir dokumentieren die wesentlichen Geschäftsvorgänge nachvollziehbar und zeitnah

Interne wie externe Berichte müssen korrekt und vollständig sein, so dass sich der Empfänger ein zutreffendes Bild machen kann. Dabei halten wir uns an die Darstellung der Fakten und eine sachliche Ausdrucksweise. Voreilige Schlussfolgerungen sind zu vermeiden.

Dokumente, die für laufende oder zu erwartende interne Nachforschungen oder behördliche Untersuchungen benötigt werden, dürfen nicht zerstört, entfernt oder verändert werden.

Wir prüfen und evaluieren unsere Geschäftsdaten nachvollziehbar und zeitnah

Das (kaufmännische) Auftragscontrolling ist ein wesentlicher Beitrag zum Erfolg unseres Unternehmens. Wir verfügen über die geeigneten Werkzeuge (ERP, Buchhaltung) und melden allfällige Unregelmäßigkeiten umgehend nach Bekanntwerden der zuständigen Stelle (Geschäftsführung, Buchhaltung, Einkauf). Jeder Mitarbeiter wird die Ressourcen (materiell als auch finanziell) nach bestem Wissen und Gewissen behandeln bzw. verwenden.

Dieser Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von NOMOTEC verbindlich.

Verstöße gegen diesen Kodex werden nicht geduldet und ziehen disziplinarische Maßnahmen nach sich.